Praca w różnych strefach czasowych. Jak to działa?

W dzisiejszych czasach praca przez Internet to już norma. Praca zdalna, szczególnie ostatnio, zyskuje na popularności.

W branży programistycznej swój żywot wiedzie od dawna, gdyż outsourcing IT to powszechna usługa. Firmy korzystają z rozpowszechniającego się offshoringu, czyli zatrudniania pracowników z innych, odleglejszych od swojego krajów. Jest to świetna opcja, jednak trzeba liczyć się z faktem, że nawiązując współpracę z innymi krajami, dla przykładu z firmą z Australii, przystajemy na pracę w różnych strefach czasowych.

A to nawet przy dobrej organizacji pracy może okazać się sporym wyzwaniem. Jak pracować w różnych strefach efektywnie i bez przeszkód? Czy jest to wykonalne?

‍

Wyzwania pracy w różnych strefach

‍

Praca w różnych strefach to niewątpliwie spore wyzwanie zarówno dla jednej, jak i drugiej strony. Wyobraźmy sobie na przykład, że firma z Polski outsourcuje do firmy z USA. Różnica czasu między tymi dwoma krajami wynosi aż 6 godzin. Gdy jedna firma rozpoczyna pracę, druga ją w zasadzie kończy.

Zawsze dla kogoś będzie to bardziej niewygodne i wymagające większego poświęcenia, jeśli chodzi o czas przeznaczony na komunikację między firmami. Bardzo często odpowiedzi, które chcemy uzyskać bardzo szybko, dostaniemy dopiero po dłuższym czasie. Niekiedy ciężko o szybkie wsparcie techniczne czy możliwość skontaktowania się w trybie natychmiastowym. Warto też wziąć tutaj pod uwagę różnice kulturowe, a co za tym idzie- różniące się terminami święta i dni wolne od pracy.

Może wydawać się drobnostką, jednak dobrze również i o tym fakcie pamiętać, decydując się na offshoring z zagraniczną firmą.

‍

Czy taka praca jest możliwa?

‍

Oczywiście, praca w różnych strefach czasowych jest możliwa! Co więcej, przy dobrej organizacji naszej pracy, ustaleniu z góry między jedną a drugą firmą zasad dotyczącej wspólnej komunikacji i pełnej konsekwencji działań, praca ta może przebiegać w pełni sprawnie i efektywnie. Przedstawiamy cenne wskazówki, którymi warto kierować się w przypadku pracy w różnych strefach czasowych:

‍

‍

• Ustal plan pracy z całym zespołem

Przede wszystkim cały zespół powinien być poinformowany o fakcie, że firma współpracuje z kimś z innej strefy czasowej. Zazwyczaj do takiego projektu nie oddelegowuje się cały Software House, a jedynie wyznaczony team. Warto ustalić wszelkie plany, dni i godziny pracy. Są to podstawy do rozpoczęcia współpracy z zagranicznym klientem.

‍

• Miej ciągły podgląd na czas w innej strefie

Chociaż czasem może nam się wydawać, że wszystko mamy pod kontrolą i pamiętamy, że z drugą firmą dzieli nas różnica czasu wynosząca X godzin, czasem przy natłoku różnych zleceń, zadań, maili i spotkań można się w tym pogubić albo zapomnieć. Przy przeliczaniu, która obecnie jest godzina w Nowym Jorku, nawet największy umysł ścisły może się pomylić, jeśli będzie mieć na głowie jeszcze wiele innych rzeczy.

Zresztą, w tej kwestii warto ułatwić sobie to zadanie a przy okazji zaoszczędzić czas na zbędne obliczanie i sprawdzanie stref. Istnieje na przykład wiele wygodnych aplikacji, dzięki którym szybko możemy sprawdzić, jaka godzina w tym momencie jest w każdym miejscu na świecie. Wystarczy pobrać aplikację mobilną i na nią zerkać i już wiemy, że o tej porze nie warto kierować maila z ważnym zagadnieniem do Project Managera, gdyż ten właśnie kończy swój dzień i odpisze nam na wiadomość dopiero rano.

‍

Przykładowe aplikacje do kontrolowania stref czasowych:

‍

• Every Time Zone
• World Time Buddy
• World Clock Widget
• Terra Time World Clock

‍

Takich aplikacji jest naprawdę sporo. Wystarczy, że wpiszemy w wyszukiwarkę sklepu z aplikacjami hasło “czas na świecie”, a wyświetli nam się wiele różnych opcji. Na pewno każdy znajdzie najbardziej mu odpowiadającą i wygodną w użytkowaniu.

‍

• Zapoznaj się z terminologią związaną ze strefami

‍

W różnych strefach czasowych godziny oznaczane są w różny sposób. Ustal, co oznaczają te skróty- UTC (Universal Time Coordinated) i GMT (Greenwich Mean Time) oraz AM i PM dopisywane przy godzinach. Dzięki temu unikniesz wszelkich nieporozumień przy ustalaniu terminu spotkań czy telefonów. Polska podporządkowana jest czasowi środkowoeuropejskiego (CET, UTC+1:00), który obowiązuje od ostatniej niedzieli w październiku do ostatniej marcowej niedzieli.

Pozostały okres roku to czas środkowoeuropejski letni (CEST, UTC+2). Niekiedy to nie my, a firma, z którą nawiązujemy współpracę może mieć problem z odczytywaniem różnych stref czasowych. Warto wtedy pomóc i na początku współpracy wyjaśnić im te różnice, a dodatkowo, umawiając się na spotkanie online, warto zawsze zaznaczyć, jaka godzina spotkania będzie u nas, a jaka w kraju, w którym znajduje się firma. Można np. w nagłówku wiadomości napisać: “„Let’s talk at 4pm GMT – that’s 8am PDT”. Albo też “Let’s talk at 3 PM your time”. Im bardziej precyzyjni będziemy, tym mniejsze prawdopodobieństwo pomyłki.

‍

• Planuj wszystko!

‍

Zaplanuj wszystko ze szczegółami i bądź zawsze dwa kroki do przodu z każdym etapem pracy. Manager z innego kraju powinien również mieć wgląd w wasz plan pracy tak, aby był spokojny i wiedział, że w momencie, kiedy on nie kontroluje zespołu, gdyż u niego jest aktualnie środek nocy, jego zespół wie, co robić i jakie przydzielone zadania aktualnie wykonuje.

‍

Wszystkie taski powinny być dobrze rozplanowane i dostępne dla całego zespołu, i tego na miejscu, i tego za granicą. Przydają się tutaj różne narzędzia do planowania zadań, takie jak np:

‍

• ClickUp
• Trello
• Asana
• Kalendarze Google
• Nozbe
• Microsoft To Do
• Uelastycznij czas pracy

‍

Wiele firm, w tym bardzo często te z branży IT rezygnuje już ze ścisłych ram czasowych, jeśli chodzi o godziny pracy.

Stają się one coraz bardziej elastyczne, tak aby bardziej dopasować się indywidualnie pod każdego pracownika. Ludzie są różni, jedni produktywni są najbardziej od rana i zaczynają pracę od 6 rano, inni z kolei rano potrzebują trzech mocnych kaw i ruszają z projektami pełną parą dopiero od godziny 11:00.

Mogłoby się zdawać, że zabieg ten wprowadza niepotrzebny chaos, co jest jednak nieprawdą. Dzięki temu wzrasta produktywność w firmie, gdyż każdy ma możliwość dopasowania swoich godzin pracy pod siebie i czas największej produktywności. Szczególnie wśród programistów panuje zwyczaj pracy w późnych godzinach wieczornych, a nawet nocnych.

Luźniejsze ramy czasowe rozpoczęcia i zakończenia pracy są sporym ułatwieniem dla osób pracująych w różnych strefach czasowych. Istnieje wtedy możliwość pracy w godzinach, w których pracuje firma np. z Australii, co ułatwia szybki kontakt z ich zespołem. Każdy dopasowuje grafik tak, aby było to najbardziej komfortowe.

‍

• Nastaw się na trochę poświęcenia.

‍

W wypadku współpracy z klientem z innej strefy czasowej, warto nastawić się na to, że czasami może to wymagać odrobinę poświęcenia z obu stron. Niestety, ale nie zawsze da się ułożyć plan dnia tak, aby każdemu odpowiadało. Minusem może być to, że niekiedy nasze spotkania będą odbywać się późno wieczorem lub wcześnie z rana, poza naszym czasem pracy.

Czasami dyrektor firmy będzie mieć dla nas czas jedynie o 10 rano i trzeba będzie dopasować się pod tą wyznaczoną godzinę.

‍

• Kieruj się przede wszystkim 3 krokami do sukcesu.

‍

Aby sprostać pracy w różnych strefach czasowych, należy pamiętać o trzech ważnych aspektach:

• Elastyczność- Trzeba nastawić się na elastyczne godziny pracy i niekiedy dodatkowe godziny poza pracą, które nagle nam wypadają. Niekiedy nie będzie innej możliwości niż telefon z klientem o 2-3 w nocy. Niekiedy też będziemy musieli być czujni i nastawieni, że w razie nagłych problemów, ktoś będzie chciał kontaktować się z nami w porze, kiedy nie do końca się tego spodziewamy. Warto jednak uelastycznić swój tryb pracy, aby współpraca przebiegała pomyślnie i bez komplikacji czy niedomówień.
• Komunikacja w zespole - komunikacja to jedna z umiejętności miękkich, która w tym wypadku przyda się jak nic innego. Każdy członek zespołu powinien dokładnie zapoznać się z projektem i mieć go porządnie omawianego tak, aby ominąć zadawania dużej ilości pytań i tym samym przyspieszyć wszelkie procesy. Dzięki temu software developer może pracować w swoich godzinach pracy, wiedząc jakie taski ma do wykonania, a Manager w tym czasie śpi spokojnie wiedząc, że reszta zespołu wie co robić.
• Dobre planowanie - Pracownik, który ma przygotowaną listę rzeczy do zrobienia, po włączeniu komputera od razu może zabrać się do pracy. Tym samym osoby na stanowisku zarządzającym mają wgląd we wszystkie taski- te, nad którymi aktualnie zespół pracuje, które są już zrobione i czy wszystko idzie sprawnym tempem.
• ‍

Nie bój się pracy w różnych strefach czasowych!

‍

W czasach dostępnego dla wszystkich Internetu, praca z firmami na całym globie tak naprawdę nie stanowi większego problemu. Dzięki dzisiejszej technologii komunikacja jest niesamowicie prosta - wystarczy zdzwonić się na spotkanie online, porozumiewać się ze sobą na bieżąco poprzez maile i różne komunikatory. Wgląd do wszystkich zadań, którymi zajmuje się zespół również może odbywać się online. Praca w różnych strefach czasowych nie musi być skomplikowana. Jest wiele różnych sposobów ułatwiających organizację. A przy dobrym planowaniu i odrobinie dobrej woli cały świat stoi dla nas otworem!

‍