Cyfryzacja - Co to jest? Po co? I czy warto?

O Bonie Na Cyfryzację głośno było w ostatnich czasach- dofinansowanie ruszyło 20 września i zakończyło się 5 października. Ogromna liczba zgłoszeń napłynęła do PARPu z całej Polski. Choć o digitalizacji i unowocześnieniu biznesów mówi się od dłuższego czasu, to jednak ostatnia akcja wsparcia MŚP (Sektor małych i średnich przedsiębiorstw) nagłośniła temat i uzmysłowiła przedsiębiorcom, jak ważny jest rozwój technologiczny w ich działalności.

Czym jest Bon na Cyfryzację?

Bon na Cyfryzację to konkurs organizowany przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP), dotyczący dofinansowania sektora małych i średnich przedsiębiorstw w zakresie technologii cyfrowych. Akcja ta spowodowana była wciąż panującym wirusem COVID-19 i co za tym idzie, koniecznością zmian w procesach i sposobie funkcjonowania przedsiębiorstw.

‍

Dofinansowanie mogły otrzymać mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa prowadzące działalność i zarejestrowane w Polsce. Maksymalne dofinansowanie, które można było otrzymać, to 255 000 zł. Całkowity koszt projektu musiał zamknąć się w kwocie 300 000 zł. Dofinansowanie wynosiło 85% wartości projektu, co oznacza, że wkład własny  to co najmniej 15% całkowitego kosztu projektu.

Ale czym w zasadzie jest sama “Cyfryzacja”?

Cyfryzacja to nic innego, jak szereg działań, które mają na celu zwiększenie dostępu do Internetu oraz jego zasobów oraz wprowadzanie mechanizmów elektronicznych do administracji publicznej. Są to działania takie jak:

- zwiększenie dostępu do Internetu,

- rozwój usług online,

-  rozwój kompetencji w zakresie użytkowania Internetu,

- oraz tworzenie rozwiązań i projektów, zachęcających ich do tego.

Cyfryzacja w przedsiębiorstwach

Coraz więcej polskich przedsiębiorstw decyduje się na cyfryzację. Według badań Orange Insights przeprowadzanych przez ICAN Research około 8% korporacji i dużych firm/przedsiębiorstw wpisuje nowe technologie w swój model biznesowy. Cyfryzacja staje się kluczowa, gdyż zwiększa efektywność rynkową.

‍

Firmy zaczynają tworzyć różnego rodzaju aplikacje oraz rozwiązania, które mają za zadanie ułatwienie komunikacji z klientami lub pomoc w procesach zarządzania wewnętrznymi procesami oraz usprawnianie ich. Dobrym przykładem może być bankowość lub e-commerce- to one najszybciej adaptują nowe technologie. W ich wypadku inwestycje w cyfryzacje są długo i krótko terminowe cele.

Cyfryzacja- warunek przetrwania dla małych i średnich przedsiębiorstw

Mikro, małe oraz średnie przedsiębiorstwa to aż 99% wszystkich przedsiębiorstw w całe Unii Europejskiej. Według raportu „Technologie cyfrowe jako podstawa działania: Europa Digitally Driven: Europe wiele MŚP podczas pandemii Covid-19 zbudowało tzw. “odporność cyfrową”. Oznacza to, że większość tych przedsiębiorstw zaczęło powszechnie stosować skuteczne narzędzia i usługi cyfrowe, aby wspomóc się w przetrwaniu i wzmocnieniu swojej działalności.

‍

Umożliwiło to szybką organizację, utrzymanie większej części przychodów sprzed pandemii Covid-19, zwiększenie elastyczności oraz zatrudnianie większej liczby pracowników. Skorzystanie z możliwości cyfryzacji podczas pandemii niesie za sobą wiele korzyści nawet w dalekiej przyszłości, po jej zakończeniu. Pozwoli to przedsiębiorstwom na przetrwanie i adaptację przy potencjalnych kryzysach w przyszłości.  

Co może zyskać Twoje przedsiębiorstwo?

Badania pt. “Bariery i trendy. Transformacja technologiczna firm w Polsce z uwzględnieniem perspektywy człowieka/pracownika/konsumenta” przeprowadzone w lutym tego roku dla Instytutu Humanites pokazują, że aż 78% średnich i dużych przedsiębiorstw jest obecnie na etapie transformacji cyfrowej, , a 36% z nich jest już na zaawansowanym etapie zmian.

Co więcej, menadżerowie (86%) oraz pracownicy  (82%) przyznali, że efektywność ich pracy wzrosła dzięki cyfryzacji procesów oraz komunikacji wewnętrznej. Jeśli chodzi o najbardziej zcyfryzowane działy w firmie, w większości przypadków są to działy księgowości i HRu.

Korzyści płynące z cyfryzacji:

1. Lepsza komunikacja wewnątrz przedsiębiorstwa- szczególnie ostatnimi czasy, gdzie praca w modelu zdalnym staje się coraz częstszym zjawiskiem, cyfrowe narzędzia do komunikacji wewnętrznej stają się niezbędne do prawidłowej pracy i lepszej organizacji

2. Poprawa procesów związanych z obsługą klienta- w obecnych czasach najszybszy sposób kontaktu z klientem to Internet. Dlatego też klient oczekuje, że dana firma w jak najszerszym stopniu będzie w stanie obsłużyć go w trybie online. Cyfryzacja działalności z pewnością to ułatwi.

3. Usprawnienie wszelkich procesów biurokratycznych- a nawet zniwelowanie co po niektórych działań.

4. Bezpieczeństwo danych- digitalizacja wszelkich danych i przechowywanie ich w chmurze jest gwarancją na to, że zostaną one bezpiecznie przechowane. Informacje na papierze zawsze narażone są na uszkodzenie, zagubienie i wiele innych czynników losowych. Dane te są również wygodniejsze w użyciu poprzez cyfryzację.

5. Mniejsze koszty utrzymania biura- to druga korzyść z trzymania danych w chmurze. Wydaje się, że utrzymanie papierowej dokumentacji to prosta sprawa, jednak w rzeczywistości koszty z tym związane potrafią być naprawdę wysokie. Na te koszty składają się m.in.: druk wersji papierowej, specjalnie przeznaczone do przechowywania zbiorów dokumentów miejsce, utrzymanie pracownika odpowiedzialnego za archiwizowanie tych dokumentów.

6. Zwiększona wydajność pracowników- dzięki cyfrowej transformacji firmy, zwiększa się ilość rozwiązań online- czyli rozwiązań z reguły szybszych i usprawniających pracę. Jest to m.in. szybka i sprawna obsługa dokumentów, oraz współdzielenie, udostępnianie i archiwizowanie ich.

7. I, co najważniejsze, Automatyzacja- wszelkie czynności do tej pory wykonywane manualnie, dzięki cyfryzacji i dostępnym programom mogą stać się procesami w pełni zautomatyzowanymi, co pomoże zoptymalizować wydajność pracy w przedsiębiorstwie.

Wciąż wiele firm nie ufa cyfryzacji. Dlaczego?

Według Radosława Frańczaka (Partner EY, CESA Consulting SAP Leader) “(...) blisko jeden na pięciu ankietowanych uważa, że wdrożenie chmury w jego przedsiębiorstwie nie jest potrzebne”.

Z pewnością ogromną barierą dla wdrażania różnych rozwiązań cyfrowych do firmy dla wielu polskich przedsiębiorców jest brak zaufania. Deklaruje tak 29% firm, według badania EY Polska „Transformacja cyfrowa firm 2020”. Kolejną barierą są wysokie koszty (według 24% firm), oraz przeświadczenie, że na rynku nie istnieją rozwiązania dostosowane do potrzeb ich firmy (13% firm). 13% firm nie korzysta z cyfryzacji ze względu na opór ze strony zarządu, a 9% firm ze względu na opór i brak przekonania ze strony pracowników.  

Jeśli Twoje przedsiębiorstwo jest jednym z 13 procent, które uważają, że na rynku nie ma rozwiązań dostosowanych do potrzeb ich firmy- cóż, być może to prawda- na rynku nie ma idealnego rozwiązania dla Ciebie i Twojej firmy. Co nie oznacza, że takie rozwiązanie nie może powstać.

My, Qarbon IT, jesteśmy specjalistami w tworzeniu dedykowanych rozwiązań dla firm. Oprogramowania szyte na miarę to coś, czym zajmujemy się na co dzień. Jeśli chcesz zdigitalizować procesy w swojej firmie, jesteśmy tu właśnie dla Ciebie! Bierzemy pod uwagę Twoje potrzeby i wymagania, tak abyś był w stu procentach zadowolony z efektu końcowego. Stworzenie dedykowanego oprogramowania pomoże ci usprawnić procesy wewnętrzne w firmie, wyprzedzić konkurencję, lub zwiększyć zainteresowanie potencjalnych klientów.

Sprawdź co robimy TUTAJ. Poznaj dokładniej nasze usługi i skorzystaj z bezpłatnej konsultacji! Jeśli chcesz zobaczyć, co zrobiliśmy dla naszych poprzednich klientów, sprawdź nasze portfolio TUTAJ.

Cyfryzacja szansą na sukces

Przedstawiamy trzy przykłady, które udowadniają, że w Polsce cyfryzacja rozwija się z sukcesem, tworząc przyszłość państwa i jego gospodarki:

1. Polski oddział Cybercom i aplikacje mobilne jako produkt eksportowy

To właśnie tutaj powstały dwie kluczowe aplikacje mobilne- Suomi.fi oraz Soumi.fi Service Location, które stanowią część fińskiej platformy e-administracji i wciąż są rozwijane i ulepszane. Suomi.fi to apka udostępniająca obywatelom Finlandii dokumenty urzędowe na ich urządzeniach mobilnych. Soumi.fi Service Location to z kolei baza, która zawiera wszystkie informacje o usługach publicznych dostępnych w Finlandii połączona z modułem rozszerzanej rzeczywistości (ang. Augmented Reality). Apka pokazuje użytkownikowi na mapie lokalizacje takich miejsc jak urzędy, zawiera również  informacje o bibliotekach, basenach, boiskach, parkometrach i wiele innych!

2. Politechnika Warszawska w chmurze

To jedna z lepszych i większych renomowanych uczelni w Polsce, na której studiuje ponad 36 tysięcy osób. Uczelnia posiada 19 wydziałów i aż 48 kierunków. Abu usprawnić procesy wewnętrzne Politechnice, uczelnia wprowadziła własny, całkowicie spersonalizowany system IT, który ma zadanie m.in. wspieranie procesów księgowych i finansowych, zażądanie projektami, sprzedaż, dystrybucję, rozrachunki masowe ze studentami i wiele innych. Rozwiązanie to stworzyli specjaliści z polskiego oddziału SAP z pomocą SI-Consulting jako partnera wdrożeniowego. Dzięki niemu raporty finansowe są generowane aż 10 razy szybciej, za to przepływ informacji stał się o wiele bezpieczniejszy od poprzedniego, “papierowego” systemu.

3. Polski oddział firmy Capgemini i ich przyjazne czatboty

Eksperci z tego właśnie oddziału opracowują czatboty dla oddziałów call center na całym świecie. Tworzą i „trenują” sztuczną inteligencję, tak, aby rozumiały one kontekst oraz intencje wypowiedzi użytkownika. Stworzony przez Capgemini czatbot posiada umiejętność dobrych manier i troskliwości, czego niestety bardzo często brakuje w tradycyjnej formie call center. Czatboty posiadają opracowaną sentencję dialogów oraz wypowiedzi, wiedzę socjalną związaną z interakcjami społecznymi oraz integrację z kanałami komunikacji w przedsiębiorstwie.

Nie bój się cyfryzacji!

Ostatnia akcja z dofinansowaniami dla małych i średnich przedsiębiorstw, czyli “Bon na Cyfryzację” pokazała, że Polski rynek chce rozwijać się w tym kierunku. Dzięki niemu mnóstwo przedsiębiorstw uświadomiło sobie, jak dużą szansę w rozwoju biznesu może przynieść im cyfryzacja. Warto z niej korzystać.